Eine neue Technologie wird die Schließtechnik am Arbeitsplatz, im privaten Bereich und auch in Hotels grundlegend verändern. Der Wallet Key ist ein digitaler Schlüssel, der auf das Smartphone geladen wird und eine sichere sowie einfache Türöffnung verspricht. Worin liegt der Nutzen für Hotels und Gäste?
Der Wallet Key funktioniert ohne W-Lan, Bluetooth oder Mobilfunk und ist auch unabhängig von Hotel-Apps. Nun soll er in der Hotellerie ausgerollt werden. Wird sich der Trend durchsetzen?
Vorreiter Skandinavien
Die Revolution begann in Schweden. Vor mehr als einem Jahr gehörte das Clarion Hotel Post Göteborg, ein Schmuckstück mit 500 Zimmern in einer ehemaligen Poststelle im Zentrum der Stadt, zu den technologischen Vorreitern in Europa. Damals bot das 4-Sterne-Haus den Gästen erstmals den Wallet Key fürs Handy an.
Das System funktioniert noch einfacher als die bisherigen mobilen Schlüssel der Hotel-Apps. Denn es lässt sich wie Kredit- und Bordkarten oder ein Konzert-Ticket direkt in der Wallet des Apple- oder Android-Handys speichern, eine spezielle Hotel-App ist nicht nötig.
Das Digitalunternehmen Hotelbird aus Deutschland setzt große Hoffnungen in die neue Technologie, will sie nun großflächig ausrollen und als neuen Standard einführen. Gründer und CEO Juan Sanmiguel beschreibt den Prozess für die Gäste so: „Nach dem Check-In, egal ob online, am Terminal oder an der Rezeption, erhalten Gäste eine Push-Nachricht auf ihr Handy und fügen den Schlüssel direkt zur Wallet hinzu. Das ist ideal für späte Anreisen, Self-Check-in oder Stoßzeiten in der Lobby.“ Wenn das Gerät an das Schloss gehalten wird, öffnet sich die Tür, ohne dass eine App zwischengeschaltet ist oder geöffnet werden muss.
Apple beschreibt das Konzept als kinderleicht: „Nachdem du der App ‚Apple Wallet‘ einen Hotelzimmerschlüssel hinzugefügt hast, kannst du dein Zimmer mit dem iPhone oder der Apple Watch aufschließen, indem du einfach das jeweilige Gerät vor das Schloss hältst. Je nach iPhone-Modell kannst du möglicherweise auch dein Zimmer aufschließen, wenn die iPhone-Batterie leer ist.“
Damit ist eine der Hauptsorgen vieler Gäste aus dem Weg geräumt. Die Vorstellung eines entladenen Handys und die Angst, nicht mehr ins Zimmer zu kommen, führt oft dazu, nicht auf die mobile Technik umzusteigen. Die inzwischen weit verbreitete NFC-Technologie (drahtlose Datenübertragung aus kurzer Distanz) macht es möglich. Auch die Sicherheit ist mit sehr hohen Standards gewährleistet, wie sie von Bezahlvorgängen bekannt sind.
Der nächste große technologische Schritt
Apple und Google sind bei der Wallet mit im Boot. Doch eine weitere Voraussetzung ist, dass die Hotels mit ihrer Software diesen Service ermöglichen. Daran mangelt es und dafür will nun Hotelbird sorgen. „Wir sehen ein riesiges Potenzial und sind sehr zuversichtlich“, sagt Juan Sanmiguel. „Die nächste große Veränderung kommt jetzt: Apple und Google bringen den Wallet Key flächendeckend – auch in den privaten Alltag.“
Die Auswirkungen gehen weit über die Hotelzimmertür hinaus. Mit dieser Technologie sollen künftig auch Schlösser in Büros, in Privatwohnungen, im Auto und an Fahrrädern geöffnet werden. „Wir sind der erste Anbieter in Deutschland, der Hotels damit ausstattet und die Technologie europaweit ausrollen möchte“, betont der CEO. „Wenn Hotels technisch gut aufgestellt sind, können sie von Innovationen profitieren.“ Das Münchner Unternehmen hat sich viele Jahre dezidiert mit der Guest Journey in Hotels befasst und bietet unter anderem Software für Check-In-Prozesse einschließlich digitalem Meldeschein an.
Durchbruch noch nicht erfolgt
Der Durchbruch lässt jedoch noch auf sich warten. Obwohl der Wallet-Key schon vor mehr als einem Jahr erstmals in Europa eingeführt wurde, steht die massenhafte Verbreitung noch aus. Inzwischen hat die US-Kette Club Quarter einen Roll-out des digitalen Hotelzimmerschlüssels in den Vereinigten Staaten und Großbritannien angekündigt. „Wenn Ihr iPhone aufgeladen werden muss, funktioniert Ihr Schlüssel in Apple Wallet weiterhin“, wirbt das Unternehmen. „Die Energiereserve bietet bis zu fünf Stunden Zugriff, sodass Sie weiterhin Zugang zu Ihrem Zimmer haben.“
Zurückhaltend äußert sich dagegen Max Starkov, der US-amerikanische Technologieexperte für Reisen und Hospitality. Er verweist darauf, dass weltweit weniger als ein Drittel der Hotels mobile Schlüssel anbieten und sieht einen Nachteil beim Wallet Key: „Hierfür sind spezielle Türschlösser erforderlich, die teuer sind, und nicht alle Hotels haben diese Investitionskosten in ihrem Budget.“ NFC ist zwar in vielen elektronischen Schließsystemen verbaut, aber nur führende Hersteller unterstützen die Technologie vollständig, sodass die Kompatibilität geprüft werden muss. Große Hotelmarken kommen nun auf den Geschmack, so zum Beispiel Hyatt. Dort heißt es: „Dank Apple Wallet können Sie nun nahtlos Zugang zu Gästezimmern, Fitnessbereichen und anderen Gemeinschaftsbereichen in teilnehmenden Hyatt Hotels und Resorts erhalten.“
Für die Hotels ergeben sich Vorteile vor allem gegenüber den Zimmerkarten, da sie ihre Prozesse verschlanken und auf den ständigen Nachkauf von Schlüsselkarten aus Plastik verzichten können. Digitale Türöffner sind deshalb auch nachhaltiger. Allerdings wollen Apple und Google mitverdienen und verlangen jeweils 50 Cent Gebühr pro „Credential“, was einer Zimmerbuchung entspricht.
Ein Vorteil für die Gäste ist, dass sie keine speziellen Hotel-Apps mehr nutzen müssen, was den Prozess vereinfacht und den Komfort für die Nutzer erhöht. Möglicherweise ist dies aber gleichzeitig auch ein Nachteil, denn die Hotelunternehmen brauchen ihre Apps und Loyaltyprogramme mit Buchungsfunktion und dazu die Verbindung zu den Gästen. Hierzu sagt Sanmiguel: „Hotel-Apps bleiben relevant, vor allem wegen Loyalty- und Kundenbindungsprogrammen sowie Kernfunktionen wie Buchung, Online Check-in/out und Upselling.“
Ohne Fundament keine Digitalisierung
Hotelbird bringt die Technologie in Partnerschaft mit der Sicherheitstechnikfirma Assa Abloy auf den Markt. Erste Hotels in Deutschland werden bereits ausgestattet. „Es gibt schon fünf Hotelgruppen, die das mit uns pilotieren, darunter Motel One“, berichtet Sanmiguel. Das erste Pilotprojekt, das an den Start geht, ist das Welcome Hotel in Darmstadt bei Frankfurt am Main.
Sanmiguel sieht viele Hotels in einer Zwickmühle: „Die meisten Hotels wollen digitalisieren, scheitern aber an ihrer bestehenden, veralteten IT. Diese Legacy-Systeme sind der Hauptgrund, warum Betriebe ihre Abläufe nicht automatisieren können, was am Ende Millionen Euro kostet und den Personalmangel verschärft.“ Voraussetzung ist ein modernes Property Management System. „Wenn Du dieses Fundament nicht hast, kannst Du die Digitalisierung vergessen“, betont Sanmiguel. Die Großen sind natürlich auf dem neuesten Stand, aber bis der Wallet Key flächendeckend ausgerollt ist, werden voraussichtlich viele Jahre vergeben. Sanmiguel empfiehlt gerade kleineren Gruppen oder Einzelhotels, den Anschluss nicht zu verlieren.
Wallet Key
Der Wallet Key ist die nächste Generation der Öffnung von Schlössern. Der digitale Schlüssel funktioniert auf dem Smartphone unabhängig vom Mobilfunknetz, W-Lan, Bluetooth und Akkustand. Eine Hotel-App ist dazu nicht nötig. Er wird durch eine Push-Mail beim Einchecken auf das Handy übertragen und dort in der Wallet (Apple oder Google) gespeichert. Das 2014 von Juan A. Sanmiguel gegründete Digitalunternehmen Hotelbird sieht sich als Vorreiter für diese Technologie in der Hotellerie.
Quelle, Autorin: Vanessa Seeberger, August 2025
Über Hotelbird
Das 2015 gegründete Technologieunternehmen Hotelbird GmbH ist Marktführer in Deutschland im Bereich digitale Check-in/-out Services und verfolgt eine klare Mission: den Check-in/out Prozess durch die Automatisierung unsichtbar zu machen und dabei die Hotels zu befähigen, ihre Betriebe dezentral zu betreiben. Hotelbird arbeitet mit führenden Hotelketten in Deutschland zusammen wie Lindner Hotels, Amano Hotels, Gorgeous Smiling Hotels, Deutsche Hospitality, Smartments, Koncept Hotels oder NOVUM Hospitality. Alle nötigen Formalitäten, angefangen vom Check-in inklusive des digitalen Meldescheines über den digitalen Zimmerschlüssel bis hin zu Bezahlung und Check-out können einfach über eine Software abgewickelt werden. Hotelgäste genießen mehr Freiheit durch ein komfortables und digitales Hotelerlebnis. Gleichzeitig sparen Hotels mit der smarten Technologie Zeit und Kosten und entlasten ihre Mitarbeiter an der Rezeption. Hotelbird hat seinen Sitz in München und beschäftigt aktuell 30 Mitarbeiter.
